Wer für einige Zeit geschäftlich seine E-Mails nicht lesen kann oder nicht erreichbar ist, sollte immer eine automatische Abwesenheitsnotiz versenden. Eingerichtet wird sie im E-Mail-Account. Sie informiert Ihre Kontakte darüber, wann Sie wieder Ihre E-Mails beantworten werden oder wer Sie gegebenenfalls vertritt.
Sachlich. Kurz. Informativ.
Die Abwesenheitsnotiz besteht grundsätzlich aus diesen Elementen:
Betreff, Anrede und Dank, Abwesenheitszeitraum, Info, was mit der Mail passiert, wer in dringenden Fällen die Vertretung übernimmt und zum guten Schluss eine Grußformel mit (!) Signatur.
Wichtig: Achten Sie unbedingt auf die Rechtschreibung und eventuelle Tippfehler. In Zeitnot schleichen sich schnell Fehler ein und vermitteln einen unprofessionellen Eindruck. Bereiten Sie die Notiz also ruhig mit etwas Vorlauf vor.
Tipp: Wer mit internationalen Kontakten zuammenarbeitet, sollte die Abwesenheitsnotiz auch gleich zwei- oder mehrsprachig anlegen.
Testen Sie die Abwesenheitsnotiz!
Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet haben, stellen Sie sicher, dass auch wirklich alles funktioniert. Am besten senden Sie sich eine Test-E-Mail an ein anderes, eigenes Postfach. Dann können Sie kontrollieren, ob die Abwesenheitsnotiz ordnungsgemäss verschickt und welche Nachricht übermittelt wird.