Videocalls und -konferenzen stehen heutzutage bei vielen Unternehmen auf der Tagesordnung. Auch für Mitarbeiter, die selten oder noch nie mit Videokonferenztools gearbeitet haben. Mit diesen 5 Anfängertipps optimieren Sie Ihre Videomeetings.
1. Bildausschnitt
Bei virtuellen Meetings sollte man nur Ihren Oberkörper sehen. Die Kamera muss auf Augenhöhe eingerichtet sein. Hierzu empfiehlt sich eine Entfernung zum Bildschirm von ca. 1,50 m und eventuell eine kleine Kiste, um die Höhe korrekt einzustellen. Natürliches Tageslicht setzt Sie dabei gut in Szene, wenn es von vorne einfällt. Brillenträger müssen allerdings vermeiden, dass sich das Licht störend in den Gläsern widerspiegelt.
Schauen Sie immer in die Kamera. Wenn Ihnen das schwer fällt, hilft ein kleines Post-it mit einem Smiley am oberen Bildschirmrand. Das erinnert Sie stets daran, konzentriert, positiv und mit offenem Blick der Konferenz zu folgen. Essen, Trinken und Rauchen sind absolute No-Gos bei virtuellen Geschäftsmeetings. Im Kollegenkreis kann man sich hierzu aber abstimmen.
2. Hintergrund
Nicht jeder virtuelle Hintergrund, den verschiedene Tools anbieten, eignet sich für jede Konferenz. Probieren Sie verschiedene Möglichkeiten aus und testen Sie Ihre Wirkung vorab auf dem Schirm.
3. Störgeräusche
Headsets sind recht gut in der Lage, Geräusche in Ihrer Nähe akustisch "herunter zu fahren". Machen Sie sich dennoch lieber handschriftliche Notizen, damit der Tastenanschlag andere Teilnehmer nicht ablenkt oder stört. Zuvor sollten Sie technische Geräte (z. B. Fax, Drucker oder Telefon) so einstellen, dass sie akustisch nicht stören können.
4. Technik-Testlauf
Unbedingt vor dem Videomeeting alle technischen Optionen ausprobieren! (Kamera und Ton einschalten nicht vergessen!) Bei manchen Tools stehen Funktionen bereit für eine bessere Ausleuchtung oder auch spezielle Filter, die Sie besser aussehen lassen.
Wenn Sie Ihren Bildschirm teilen wollen, räumen Sie Ihren Desktop unbedingt vorher auf, damit keine privaten Dateien zu sehen sind. (Auch die Reiter Ihres Browsers sollten Sie überprüfen!) Checken Sie vorab auch, ob Ihre Internetverbindung stabil ist.
5. Be prepared
Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen alle griffbereit sind. Ihre digitalen Dateien sehen Sie bestenfalls an einem zweiten Monitor an. Auch Stifte und Papier sollten für Sie bereitliegen. Manchmal ist es leichter, sich schnell Notizen zu machen, als diese direkt digital festzuhalten.